Sala konferencyjna – ile m2 na osobę?
Podczas organizacji konferencji trzeba dokonać wielu ważnych wyborów, o czym pisaliśmy już wcześniej. Jednym z nich jest niewątpliwie wybór sali, który związany jest z wieloma czynnikami, czyli jaka sala konferencyjna jest nam potrzebna?
Warto zacząć od określenia miejscowości lub części miasta, w której miałaby odbyć się nasza konferencja (dużo zalet posiada jej organizacja w samym sercu stolicy, o czym również wspominaliśmy – “Sale konferencyjne w centrum Warszawy“).
Gdy wybierzemy lokalizację, możemy przejść do wyboru samej sali. Aby móc go dokonać, musimy zastanowić się, ilu uczestników będziemy gościć podczas swojego wydarzenia oraz jaka atmosfera ma na nim panować, co wpłynie niewątpliwie na układ siedzeń.
Od tego wszystkiego zależeć będzie, jakiej powierzchni będziemy potrzebować, czyli – mówiąc inaczej – jaka powierzchnia sali konferencyjnej będzie optymalna dla naszego wydarzenia. Ile m2 na osobę zatem potrzebujemy?
Liczba osób a powierzchnia sali w m2
Zarówno liczba osób, której spodziewamy się podczas organizowanego przez nas wydarzenia, jak i układ siedzeń, który na nie zaplanowaliśmy, wskaże nam, jakiej powierzchni będziemy potrzebować.
Musimy pamiętać, że uczestnicy podczas konferencji powinni czuć się swobodnie, aby wynieść z niej jak najlepsze wspomnienia. Ważne jest zapewnienie im własnej przestrzeni tak, by mogli usiąść w komfortowej pozycji.
Jak zaznaczaliśmy w jednym z naszych artykułów, układem sali, który pozwala zmieścić na niej jak najwięcej osób i w jak najlepszy sposób wykorzystać przestrzeń, jest układ teatralny, inaczej nazywany kinowym.
Układ teatralny – ile m2
Dla przypomnienia – w układzie tym siedzenia ustawione są w rzędach zwróconych w stronę prelegenta. Pozbawione są stolików, ewentualnie posiadają wysuwane pulpity. Według wytycznych unijnych, w układzie teatralnym za komfortową powierzchnię przeznaczoną dla jednej osoby uznaje się 2 metry kwadratowe.
Jest to jednak stosunkowo dużo przestrzeni, więc jeśli konferencja, którą organizujemy, nie wymaga standardów unijnych, nie musimy trzymać się tych wytycznych. W takim przypadku, aby obliczyć, ile metrów kwadratowych powinno przypaść na osobę, możemy pomnożyć powierzchnię sali razy 0,9.
Dla przykładu – nasza większa sala konferencyjna ma powierzchnię 100 m2. Jeśli chcemy obliczyć, ile osób możemy na niej zmieścić tak, by było im wygodnie, mnożymy 100 m2 razy 0,9, co daje nam wynik 90. W ustawieniu teatralnym nasza większa sala konferencyjna zmieści więc 90 osób.
W przypadku naszej mniejszej sali, przemnóżmy 75 m2 razy 0,9 – otrzymamy 67. Na sali komfortowo zmieścimy więc 67 osób w ustawieniu teatralnym. Widzimy więc, że na osobę przypada około 1,11-1,12 m2.
Mimo że to znacznie mniej niż unijne 2 m2, nie bójmy się – jeśli sala jest odpowiednio klimatyzowana, istnieje możliwość jej przewietrzenia, niewiele ponad metr kwadratowy powierzchni na osobę nadal będzie stwarzał odpowiedni komfort.
Ile m2 w układzie w literę U
Oczywiście, jeśli zdecydujemy się na inny układ, na przykład na ten w kształcie podkowy (zwany także układem w kształcie litery U), musimy wziąć pod uwagę fakt, że na sali, oprócz miejsca dla uczestników, znajdą się także stoły, wolna przestrzeń w środku litery U, a także przestrzeń przeznaczona dla prelegenta, co znacznie zwiększy ilość metrów kwadratowych przypadających na jednego uczestnika.
Należy również pamiętać, że musimy w tym przypadku zadbać o to, by uczestnicy nie siedzieli zbyt blisko siebie, nie zderzali się łokciami, mogli wygodnie rozłożyć swoje rzeczy na stole itp. Jest to szczególnie ważne, jeśli zakładamy, że uczestnicy naszej konferencji będą pracować przy komputerach, robić notatki lub wykonywać inne czynności, wymagające przestrzeni.
Ze względu na to, w tym przypadku przelicznik wynosi 0,4. Łatwo więc obliczyć, że w naszej większej sali konferencyjnej w ustawieniu w kształcie podkowy zmieścimy 40 osób (100 razy 0,4). W mniejszej sali konferencyjnej pomieścimy w ten sposób 30 uczestników.
Wynika z tego, że powierzchnia przypadająca na osobę w przypadku ustawienia w kształcie litery U to 2,5 m2. Jak widać, znacznie różni się ona od ustawienia teatralnego, z wymienionych wyżej względów.
Układ szkolny
Jeśli zaś chcemy zastosować układ szkolny, musimy zadbać, aby każda osoba miała nie tylko komfortową ilość miejsca przy stole, ale także za sobą, aby mogła spokojnie odsunąć krzesło i wstać zza stolika. Będziemy jednak potrzebować mniej miejsca niż w przypadku układu w kształcie podkowy.
Jeśli w naszej większej sali konferencyjnej chcielibyśmy zastosować układ szkolny, aby obliczyć, ilu uczestników możemy pomieścić, wystarczy pomnożyć jej powierzchnię przez 0,58. Daje nam to wynik 58 osób w ustawieniu szkolnym. W mniejszej sali konferencyjnej zmieścilibyśmy więc 43 uczestników.
Z powyższych rachunków wynika więc, że na osobę w ustawieniu szkolnym przypada 1,73-1,74 m2.
Układ bankietowy
W przypadku, gdybyśmy w naszych salach chcieli zastosować układ bankietowy, większa sala konferencyjna pomieściłaby 33 osoby, zaś mniejsza – 25 osób, przyjmujemy bowiem przelicznik 0,33. Wynika z tego, że na osobę w ustawieniu bankietowym przypada około 3 m2 powierzchni.
Przestrzeń dodatkowa
Warto jednak pamiętać, że oprócz przestrzeni przeznaczonej dla uczestników, należy również zadbać o inną przestrzeń. Po pierwsze, można rozważyć miejsce lub osobne pomieszczenie, w którym firma cateringowa mogłaby rozstawić posiłki dla uczestników, i w którym uczestnicy mogliby spędzić czas w trakcie ich spożywania.
Z ilością przestrzeni łączy się wtedy również wybór naszego menu. Jeśli mamy dużo miejsca, gdzie możemy ustawić stoliki czy choćby krzesełka, możemy pomyśleć o ciepłych daniach obiadowych.
Jeśli przestrzeni mamy jedynie tyle, aby ustawić stoliki z jedzeniem, warto rozważyć finger food, czyli jedzenie na jeden kęs, które można bez problemów spożywać na stojąco.
Po drugie, jeśli organizujemy konferencję w okresie jesienno-zimowym, warto zapewnić jej uczestnikom przestrzeń, która mogłaby służyć jako szatnia, aby mogli tam zostawić swoje okrycia wierzchnie, parasole itp.
Pozwoli to nie tylko zachować porządek na sali, aby przewieszone przez oparcia kurtki nie przeszkadzały w poruszaniu się, ale również podniesie komfort uczestników – przykładowo, nie będą musieli martwić się o to, gdzie rozstawią ociekające deszczem parasole.
Przestrzeń na wyposażenie
Warto pamiętać, że należy również zapewnić przestrzeń na wyposażenie dodatkowe oraz rozplanować ją w ten sposób, by to wyposażenie móc wykorzystać.
Jeśli podczas naszej konferencji potrzebny będzie rzutnik, warto zadbać o ekran lub miejsce na ścianie, na którym będzie można komfortowo obejrzeć wyświetlany przez rzutnik obraz. Dodatkowo, krzesła muszą być ustawione tak, by każdy widział wspomniany ekran oraz by nikt nie siedział na drodze wiązki światła z rzutnika – głowy wchodzące w obraz i zacieniające go nie wyglądają profesjonalnie, warto więc zadbać o odpowiednią ilość przestrzeni.
Dysponując rzutnikiem, trzeba również pamiętać, aby zadbać o możliwość podłączenia go do prądu. Jeśli podczas konferencji chcemy wykorzystać tablicę, np. ścieralną, musimy dopilnować, by nie tylko mieć gdzie ją powiesić, ale także by swobodnie przy niej manewrować – nikt zapewne nie chciałby, aby prowadzący, pisząc po tablicy, znajdował się dziesięć centymetrów od niego, ponieważ jeden gwałtowny ruch grozi wtedy zderzeniem.
Wynajmując salę od profesjonalistów, przestrzeń na wyposażenie oraz jego komfortowe rozplanowanie mamy już zapewnione. Dodatkowo, jeśli planujemy zamontować kabinę do tłumaczeń symultanicznych, również musimy pomyśleć o dodatkowych 6m2.
Podsumowanie
Organizując konferencję i wybierając salę, musimy pamiętać o szeregu ważnych spraw. Jedną z najważniejszych jest dopasowanie powierzchni sali do liczby uczestników.
W standardach unijnych przyjmuje się, że minimalnie na jednego uczestnika konferencji powinny przypadać 2 metry kwadratowe.
Jeśli jednak nasza konferencja nie musi spełniać wytycznych unijnych, nie musimy trzymać się tej wartości – na osobę wystarczy wtedy liczyć ok. 1,11 m2. Należy należy jednak pamiętać, że wartość ta zakłada ustawienie teatralne, które pozwala na optymalne wykorzystanie przestrzeni. Jeśli decydujemy się na inne ustawienia, powierzchnia przeznaczona na osobę będzie zmieniać się – będziemy musieli uwzględnić stoły, wolną przestrzeń między nimi, powierzchnię, po której będzie mógł poruszać się prelegent itd.
Dlatego właśnie w ustawieniu szkolnym na osobę powinno przypadać około 1,73 m2, w ustawieniu w kształcie podkowy – 2,5 m2, a w ustawieniu bankietowym – ok. 3 m2 powierzchni.
Nie możemy również zapominać o przestrzeni dodatkowej lub dodatkowym pomieszczeniu, gdzie będziemy mogli rozstawić posiłki przygotowane przez wynajętą firmę cateringową, lub które będzie można przeznaczyć na szatnię w celu podniesienia komfortu uczestników naszej konferencji.
Musimy również uwzględnić przestrzeń na wyposażenie, takie jak kabina dla tłumaczy, rzutnik, ekran lub ściana, na które rzucony będzie obraz, czy wreszcie tablica.
Dobór odpowiedniej powierzchni
Dobór odpowiedniej powierzchni pod konkretną konferencję może okazać się sprawą nie tak prostą, jak mogłoby się wydawać.
Warto więc skonsultować się ze specjalistą. Planując wydarzenie i chcąc skorzystać z naszych usług, zachęcamy do zasięgnięcia porady naszych specjalistów również jeśli chodzi o optymalną wielkość sali i jej układ w zależności od liczby uczestników.
W ten sposób możemy być pewni, że powierzchnia, którą wybierzemy, będzie odpowiednia i stworzy komfortowe warunki dla uczestników naszej konferencji.
