Pisaliśmy już, jak zorganizować event oraz konferencję. Pozostało nam jeszcze kilka innych typów wydarzeń, w tym konferencja prasowa. Zatem jak zorganizować konferencję prasową?
Zapewne jest to sprawa oczywista, że za konferencję prasową uważamy wydarzenie, podczas którego konkretne osoby chcą przekazać mediom pewne informacje, w związku z czym zapraszają dziennikarzy do udziału i zadawania pytań w celu zyskania rozgłosu.
Choć konferencje najczęściej kojarzą nam się z wydarzeniami politycznymi bądź sportowymi, często zwoływane są również przez przedsiębiorstwa, na przykład z okazji wydania nowej linii produktów.
Jak zorganizować konferencję prasową, aby przyciągnąć uwagę mediów, i, co za tym idzie, osiągnąć swój cel?
Czy organizować konferencję prasową
Pierwsze pytanie, jakie powinniśmy sobie zadać, to nie JAK zorganizować konferencję prasową, ale CZY to robić.
Po głębszym zastanowieniu się, może się okazać, że nasza konferencja nikogo nie zainteresuje i tak naprawdę okaże się klapą, pochłaniając nasze środki, a nie zapewniając żadnej reklamy. Przede wszystkim należy przemyśleć, czy temat jest „wystarczająco dobry”. Co to oznacza?
Po pierwsze, temat powinien być aktualny. Wypuściliśmy na rynek nową aplikację, która ma zrewolucjonizować jakąś dziedzinę życia? Świetnie, warto o tym opowiedzieć w okolicach premiery! Premiera odbyła się pół roku temu? Temat może okazać się niewystarczająco aktualny.
Po drugie, temat powinien być ciekawy. Wydaje się to być sprawą oczywistą, ale nie zawsze doceniamy, jak ważną.
Okazuje się, że to, czy temat jest ciekawy, w 83% przypadków decyduje o tym, czy dziennikarz na daną konferencję się wybierze (dane z badania „Dlaczego nie drukują”).
Widzimy więc, jak ważne jest, by wymyślić interesujący temat. Jeśli takowego nie wymyślimy, nasza konferencja może okazać się skazana na porażkę.
Za ile mogę zorganizować moją konferencję
Aby zdefiniować wszystkie kolejne kroki, musimy wiedzieć, za ile możemy zorganizować konferencję prasową. Nasz budżet musi być dobrze rozplanowany na wszystkie niezbędne kategorie wydatków – wynajem sali konferencyjnej albo restauracji, catering, zaproszenia, reklama, gadżety itp.
Musimy też wiedzieć, ile możemy przeznaczyć na dany element, żeby potem nie okazało się, że znacznie przesadziliśmy z wydatkami na miejsce i nie wystarczy nam już na reklamę.
W takiej sytuacji nawet najbardziej atrakcyjna lokalizacja okaże się stratą środków, ponieważ istnieje ryzyko, że w obliczu braku reklamy nikt na nasze wydarzenie nie dotrze.
Gdzie i kiedy ma się odbyć moja konferencja prasowa
Jeśli ustalimy już budżet, warto przejść do określenia terminu i miejsca. Najpierw zajmijmy się terminem. Po pierwsze, termin warto ustalić w odległości ponad miesiąca, aby mieć czas na organizację całego wydarzenia. Wiadomo, że w takich sytuacjach pośpiech nie jest dobrym doradcą.
Po drugie, należy odpowiednio wybrać dzień tygodnia. Weekendy odpadają – dziennikarze raczej nie będą chcieli fatygować się na jakiekolwiek wydarzenie. Tak samo odpadają również piątki – redakcje pracują krócej, więc istnieje ryzyko, że nikt nie będzie skłonny popracować dłużej, aby odwiedzić naszą konferencję prasową.
Oczywiście, jeśli organizujemy śniadanie prasowe, piątek rano nadal będzie odpowiedni. Po trzecie, powinniśmy zapoznać się z kalendarzem wydarzeń konkurencyjnych, które mogą odciągnąć uwagę mediów od naszej konferencji.
Jasne jest, że rywalizacja w takich sytuacjach jest niepożądana – zawsze w jakimś stopniu będziemy musieli podzielić się zainteresowaniem mediów z tymi, z którymi konkurujemy.
Wiadomo, że wydarzenie konkurencyjne może pojawić się już po tym, jak my zaplanujemy nasze, i nic na to nie poradzimy. Przewidując jednak to, co przewidzieć się da, minimalizujemy ryzyko.
Miejsce: sale konferencyjne
W następnej kolejności należy zastanowić się nad wyborem miejsca. Jakie są kryteria? Po pierwsze, miejsce to powinno być łatwo dostępne.
Dobrze by było, gdyby znajdowało się w centrum miasta i było dobrze skomunikowane (w Warszawie np. przy stacji metra posiadamy idealne sale konferencyjne z widokiem na panoramę). Po drugie, dobrze jest dobrać miejsce do tematyki wydarzenia. Oczywiście, na to możemy sobie pozwolić, jeśli jesteśmy kreatywni i dysponujemy odpowiednimi środkami.
Jeśli nie, wybór uniwersalnej i profesjonalnej przestrzeni na pewno będzie dobrym wyborem. Warto też pamiętać, że taki wybór może się okazać preferencyjny, jeśli mamy mało czasu – przestrzenie typowo aranżowane pod konferencje prasowe mają przygotowane całe niezbędne wyposażenie, a także są doświadczone w tego typu wydarzeniach, dzięki czemu będą dla nas wsparciem, gdy sami nie będziemy w stanie wszystkiego dopiąć na ostatni guzik.
Jak ma przebiegać konferencja prasowa
Po określeniu budżetu oraz wybraniu terminu i miejsca mamy wszystkie niezbędne informacje, aby nakreślić plan wydarzenia, czyli stworzyć jego scenariusz.
Przede wszystkim, nasza konferencja powinna być dynamiczna – półgodzinne przemówienie, jeśli nie jest wygłoszone z charyzmą, jest w stanie zabić nawet najbardziej ciekawy temat.
Odbija się to zresztą we wspomnianym już badaniu, w którym 25% konferencji dziennikarze ocenili jako „zbyt długie i nudne”. Nie rozciągajmy tematu, mówmy tylko to, co merytorycznie ważne i atrakcyjne.
Postarajmy się ograniczyć schodzenie z tematu i zaplanujmy przekazanie tylko tego, o czym chcielibyśmy, by mówiono po naszej konferencji prasowej. Przygotowany scenariusz czy plan ramowy roześlijmy również do mediów, minimum dwa tygodnie przed wydarzeniem.
Będzie to wtedy wyglądać bardziej profesjonalnie i prawdopodobnie zachęcimy więcej osób do uczestnictwa.
Informacja i reklama
Samo ogłoszenie nie wystarczy – warto zaprosić starannie dobranych dziennikarzy. Do czego dobranych? Po pierwsze, do tematyki. Ogłaszając nowinkę techniczną, nie celujmy w obyczajowe czasopisma, ale w tytuły branżowe.
Istnieje większa szansa, że ich dziennikarze zainteresują się naszym tematem, należycie go opiszą i dotrą do naszego odbiorcy docelowego. Po drugie, starajmy się weryfikować i aktualizować listy dziennikarzy, którymi dysponujemy. Może się okazać, że z trzydziestu zaproszonych przez nas osób dziesięć już nie pracuje w zawodzie, a pięć zmieniło tematykę, którą się zajmuje.
W rezultacie, zaprosimy tylko połowę osób, które planowaliśmy. Jeśli kilkoro z nich nie przyjdzie, nasza frekwencja będzie zatrważająco niska. Gdy już określimy, kogo chcemy zaprosić, warto skontaktować się z nimi osobiście – przygotować spersonalizowane informacje bądź zaproszenia, które będą atrakcyjne.
Z badań wynika, że stołeczni dziennikarze są w stanie dotrzeć na jedynie 30% wydarzeń, na które się ich zaprasza. Widać więc jasno, jak ważne jest, by informacje na zaproszeniu były wyczerpujące, a jego forma atrakcyjna.
Poza zaproszeniem dla dziennikarzy, warto również rozesłać wspomniane już plany ramowe.
Jaki wybrać catering?
Catering, jak w przypadku każdego eventu, konferencji, czy szkolenia, jest sprawą bardzo ważną również podczas konferencji prasowej.
Są dwa podejścia do cateringu na konferencji prasowej – jedno zakłada podanie posiłków na stoły podczas trwania konferencji, według drugiego za to posiłek zaplanowany jest po wydarzeniu.
Zarówno jedno, jak i drugie podejście ma swoich zwolenników – warto skonsultować się ze specjalistami z firmy cateringowej, by wybrać wyjście optymalne dla naszego wydarzenia.
Warto również przemyśleć, czy podać tylko słodkości, kanapki, czy też może finger food tak, by było nie tylko smacznie, ale również wygodnie.
Jak przygotować pakiet materiałów?
Kolejna kwestia to to, jakie materiały przygotujemy dla dziennikarzy. Powinny się w nich przede wszystkim znaleźć komunikaty prasowe (inaczej press releasy).
Dobry komunikat prasowy powinien być przede wszystkim merytoryczny. Powinien zawierać informacje nowe, ciekawe i ważne i być pozbawiony treści „pustej”, służącej tylko celom marketingowym.
Warto napisać go jasno i zrozumiale, zawierając odpowiednio dużo faktów, jednak nie za dużo, i pisząc prostym językiem.
Według wspomnianego już badania „Dlaczego nie drukują”, największymi wadami komunikatów prasowych są: „reklamiarski” charakter informacji (31%), lakoniczny tekst (26%), zbyt skomplikowany i specjalistyczny język (13%). Teksty o takich niedoskonałościach rzadko kierowane są do publikacji.
Gadżety
Kolejną rzeczą, która powinna pojawić się w pakiecie materiałów, są gadżety. Jakie wybrać? Możemy w ciemno założyć, że z większości konferencji dziennikarze wychodzą zaopatrzeni w nowy długopis czy smycz.
Łatwo się domyślić, że mają tego mnóstwo, i nie zwracają już na to uwagi. Warto więc zastanowić się nad czymś oryginalnym, związanym z tematem konferencji, co niekoniecznie musi być praktyczne, ale wpasowane w kontekst wydarzenia, wyróżniające się i budzące sympatię.
Co po konferencji prasowej
Po konferencji prasowej powinniśmy pamiętać o bardzo ważnej rzeczy, która może nam zapewnić sympatię dziennikarzy, pokazać, że darzymy ich szacunkiem i wzmocnić wzajemne relacje.
Mianowicie, warto przesłać odpowiednie podziękowania dla uczestników konferencji prasowej dzień lub dwa po tym, jak się odbyła. Dla nas nie będzie to ani duży wydatek, ani wysiłek, a może się okazać, że zapewni nam frekwencję w przyszłości.
Podsumowanie – jak zorganizować konferencję prasową
Podsumowując, organizacja konferencji prasowej to proces podobnie złożony co opisywana już organizacja konferencji czy eventu.
Przede wszystkim, należy zastanowić się, czy warto naszą konferencję organizować – może się okazać, że temat nie jest wystarczająco ciekawy ani aktualny, żeby przyciągnąć odpowiednio dużo uwagi.
W następnej kolejności należy zadbać o budżet, miejsce, termin, marketing, catering, a także materiały i kontakt po konferencji prasowej.
Choć jest to niewątpliwie sporo obowiązków, to jak zorganizować konferencję prasową i czy jest ona dobrze zorganizowana może zapewnić nam zainteresowanie mediów i popularność naszej usługi bądź produktu.
