Kiedy organizować konferencje?
Organizacja konferencji czy szkolenia to złożony proces, który wymaga podjęcia wielu ważnych decyzji, dotyczących przebiegu wydarzenia, miejsca, w którym będzie się ono odbywać, osób prowadzących, itd.
Jedną z najważniejszych kwestii, które należy ustalić, jest jednak termin szkolenia. Kiedy organizować konferencje i kiedy zarezerwować salę konferencyjną? Pewne jest, że termin musi być dobrany tak, aby nie kolidował z innymi wydarzeniami branżowymi, świętami, dniami wolnymi – jednym słowem, tak, aby jak największa liczba uczestników mogła się na naszym szkoleniu stawić.
Jak to zrobić? Który miesiąc jest optymalny, jeśli chodzi o organizację szkolenia?
Kiedy NIE organizować szkoleń?
Aby znaleźć najlepszy termin na organizację szkolenia, warto sobie odpowiedzieć na pytanie, kiedy szkoleń organizować nie powinniśmy. Zacznijmy naszą analizę dość nietypowo, bo… od końca roku, czyli od grudnia.
Grudzień
Nietrudno domyślić się, że grudzień nie jest dobrym terminem do organizacji szkolenia. Jego dwa ostatnie tygodnie przeznaczamy od razu na Święta Bożego Narodzenia oraz Nowy Rok.
Pomiędzy tymi wydarzeniami dużo osób bierze urlop, a nawet jeśli nie, ich głowa i tak zaprzątnięta jest obowiązkami domowymi, a następnie świętowaniem, i nikt nie myśli o dodatkowych wydarzeniach w postaci szkolenia. T
ak naprawdę atmosfera świąteczna rozciąga się na cały miesiąc – w firmach organizowane są Mikołajki lub wigilie firmowe, a po pracy prawie wszyscy kierują się na zakupy w celu znalezienia prezentów lub do domu, aby przygotowywać się do Świąt.
Poza tym, wszystkie terminy do dwudziestego grudnia są zarezerwowane na świąteczne imprezy firmowe – popyt jest bardzo wysoki, więc i ceny wynajmu sal rosną. Znalezienie sali w terminie grudniowym pod organizację konferencji należy zacząć na początku września. Grudzień odpada więc całkowicie.
Styczeń-luty
Początek stycznia to właściwie nadal okres, na który rozciąga się świąteczno-noworoczne zamieszanie, w którym mało kto myślałby o szkoleniach.
Zaraz potem przychodzi połowa stycznia oraz luty, czyli miesiące ferii. Potencjalni odbiorcy naszego szkolenia mogą więc albo wyjechać, albo ze wszystkich sił kombinować, czym zająć dzieci przez dwa tygodnie, gdy te nie chodzą do szkoły.
Z tego wynika, że styczeń i luty również nie są najlepszym wyborem, jeśli chodzi o miesiąc organizacji szkolenia.
Marzec
Choć w marcu nie powinny nas kłopotać już święta ani ferie, on również może nie być najlepszym wyborem. W przypadku tego miesiąca, naszym przeciwnikiem może okazać się… pogoda.
Zgodnie z powiedzeniem „w marcu jak w garncu”, marzec może zaskoczyć nas deszczem lub śniegiem. Będzie to szczególnie istotne, jeśli organizujemy szkolenie dla pracowników, którzy będą musieli na nie dojechać. Może się okazać, że perspektywa przebijania się przez pół kraju w deszczu lub śniegu zniechęci naszych uczestników i frekwencja na szkoleniu nie będzie zadowalająca.
Warto wziąć pod uwagę, że nawet jeśli uczestnicy naszego szkolenia pochodzą z miasta, w którym organizujemy szkolenie, wszechobecna plucha może być dla nich demotywująca.
Z tego powodu marzec może nie być atrakcyjny, jednakże należy pamiętać, że ostatnio marcowa pogoda nie jest najgorsza, może się więc okazać, że marzec niedługo stanie się popularniejszy, jeśli chodzi o organizację szkolenia.
Czerwiec, lipiec i sierpień
Osoby spostrzegawcze zapewne zauważą, że ominęliśmy kwiecień i maj – o nich mowa będzie nieco później. Teraz pomówimy o miesiącach letnich i wakacyjnych – czerwcu, lipcu i sierpniu.
To, dlaczego nie są one polecane na organizację szkolenia czy konferencji, jest chyba kwestią oczywistą. Jest to sezon urlopowy, bardzo duża liczba potencjalnych uczestników szkolenia wyjeżdża na dłuższe wakacje.
Istnieje też duże ryzyko, że nawet jeśli zadeklarują obecność na szkoleniu, finalnie się na nim nie stawią, wybierając szybsze wyjście na świeże powietrze, spacer po parku czy inną letnią aktywność.
Wrzesień
Wrzesień nie wydaje się być najgorszym miesiącem, jeśli chodzi o organizację szkolenia – wakacje się skończyły, teoretycznie potencjalni uczestnicy powracali do pracy. Warto jednak pamiętać, że osoby, które nie są ograniczone wakacjami szkolnymi, często decydują się na wyjazd właśnie we wrześniu.
Może się okazać, że firma, dla której organizujemy szkolenie, preferuje urlopy we wrześniu, przez co stracimy wielu potencjalnych uczestników.
Miesiące na TAK, czyli kiedy organizować szkolenia
Przeanalizowaliśmy prawie cały kalendarz pod względem miesięcy, kiedy nie powinniśmy organizować szkoleń. Jak nietrudno wywnioskować, miesiące, które nam pozostały, to kwiecień i maj oraz październik i listopad. Omówmy je parami.
Kwiecień i maj
Przeminęła już zimowa pogoda, skończyły się wyjazdy związane z feriami. Jeśli Wielkanoc przypadła w marcu lub na początku kwietnia, cały kwiecień i maj to wspaniały okres na organizację szkolenia.
Robi się cieplej, ale jeszcze nie jest gorąco. Na drogach nie panuje wakacyjny ruch, nie będzie więc problemu z dojazdem. W potencjalnych uczestników szkolenia wraz z nadejściem wiosny wstępuje nowa energia, dzięki czemu będą w stanie wynieść ze szkolenia więcej wiadomości.
Jednym słowem – warunki są idealne do organizacji szkolenia w tych miesiącach. Ponieważ wszystkie agencje eventowe kierują się tymi samymi argumentami, dlatego też salę na konferencję warto zarezerwować już na początku stycznia. Informacja ta dotyczy konferencji do 100 osób, ponieważ na sale większe należy składać zapytania nawet na pół roku przed wydarzeniem.
Październik i listopad
Choć te miesiące mogą przynieść nam brzydką pogodę, i tak cieszą się popularnością wśród organizatorów i uczestników szkoleń. Tutaj z kolei decydująca jest motywacja do pracy po wakacyjnym odpoczynku – czas rozleniwienia już minął, z nową energią wracamy do pracy, jesteśmy chętni do nauki.
Szczególnie ostatnie lata pokazują, że i pogoda w tych miesiącach może być naszym sprzymierzeńcem – coraz rzadziej zdarzają się drastyczne spadki temperatur poniżej zera czy niespodziewane załamania pogody. Dlatego październik i listopad, które możemy uznać za miesiące powakacyjne, to również dobry czas na organizację szkolenia.
Dodatkowe kryteria podczas wyboru terminu szkolenia
Wybrawszy najlepszy, optymalny dla nas miesiąc, musimy pamiętać, że nadal nie mamy gwarancji, że wszyscy uczestnicy dotrą na nasze szkolenie.
Warto wziąć również pod uwagę kalendarz, to znaczy – czy w bliskości naszego szkolenia nie ma święta lub długiego weekendu (weekend majowy, Święto Niepodległości) tak, aby zmniejszyć ryzyko, że nasi uczestnicy w tych dniach akurat wezmą urlop.
Korzystnie byłoby również zorientować się, czy w czasie, kiedy my planujemy nasze szkolenie, nie odbywa się gdzieś konkurencyjne wydarzenie, np. w tej samej branży. Nie ma sensu wytwarzać sztucznej konkurencji, jeśli nam na tym nie zależy, bowiem ryzykujemy, że część uczestników wybierze tę drugą opcję.
Wynajem sal konferencyjnych
Z naszego artykułu jasno wynika, że najlepsze miesiące na organizację szkolenia, i tym samym wynajem sal konferencyjnych, to kwiecień, maj, październik i listopad.
Nie jest to sezon urlopowy, pogoda jest względnie dobra, a więc prawdopodobieństwo, że nic nie zniechęci lub nie uniemożliwi przyjazdu naszym uczestnikom, jest największe. Pamiętajmy jednak, że nawet organizując szkolenie w optymalnym miesiącu, musimy zadbać o jego odpowiednią promocję, aby móc cieszyć się wysoką frekwencją.
